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Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.

Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica.

• Preparación de registros e informes.
• Archivo de los registros y demás documentación.
• Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones.

La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir y organizar la acción siguiente.

Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales.

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la situación de la empresa en la cual funciona el sistema.

Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control, Retroalimentación.

1. Insumos:

• Recursos Humanos.
• Recursos Materiales.
• Recursos Financieros.
• Información.

En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la unidad de procesamiento.

• Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la implantación del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados.
• Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación, los equipos y el local.
• Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los Recursos Humanos.
• Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de elavoración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí se transforman en materia prima. Con esta información previamente detectada como necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas, producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín estadístico o Balance anual). Los canales y portadores de información, son los que ponen en comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se manifiestan los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).

Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades primarias (Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración intermedias y luego las unidades jerárquicas.

Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación , análisis, sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo siempre presente los requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta unidad en el nivel primario procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos obtenidos (Unidad intermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir de informaciones parciales.

Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a corto o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos para Inversiones.

Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se había previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El último control es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos).

Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos, entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva.

La negativa se refiere al flujo de información sobre errores en la información los aciertos alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estándares o normas establecidas de antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentación es importante. La negativa sirve para proyectar el mejoramiento del sistema y además exigiendo la retroalimentación canales externos para permitir un flujo de información dinámica y óptima.

Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades de la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente en un instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la ejecución y el control de las actividades de una organización debe de reunir determinados requisitos.

• La oportunidad: La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a la hora de la toma de decisiones.
• La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o específico, presentando los informes o resúmenes que permitan una rápida interpretación de la información.
• La Uniformidad: Está relacionado con los criterios técnicos que deben ser uniformes dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, las cifras o los códigos a ser utilizados.
• La periodicidad: Se refiere a que la información debe proporcionarse en forma sistemática y periódica de acuerdo a las necesidades del usuario.
• La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones que se quieren comunicar.
• La selectividad: Es proporcionar información específica y adecuada es decir, que debe ser dosificada en cantidad y en calidad.

La centralización de la información permite una mayor capacidad de tratamiento y utilización de la información, por lo tanto una mejor administración de los Recursos Humanos y materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organización es de cierta envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar demoras en la entrega de la información, lo que le resta utilidad a la misma.

La descentralización tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la oportunidad de la información, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una información en forma autónoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y almacena la información en las distintas unidades administrativas lo que incide en los costos de un sistema de información. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar lo que se hizo en otra oficina, multiplicando la información y los materiales utilizados.

Se puede hablar de centralización física o funcional. Es física cuando el trabajo de oficina se realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina de origen y la planificación, la coordinación y el control dependen de un departamento administrativo o de un director.

Se habla de descentralización cuando cada unidad o departamento administrativo realiza sus actividades en forma independiente no existiendo la planificación ni la coordinación a nivel general de la empresa.

Lo importante es adoptar un sistema de administración de documentos en base a la estructura orgánica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una estructura orgánica y a las características o necesidades de cada empresa o institución.

Desde el punto de vista empresarial la descentralización, tiene como objetivo el control porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las tareas operativas , posibilitando la aceleración de toma de decisiones, simplificando la comunicación, reduciendo a un mínimo los trámites y en definitiva permitiendo dirigir a los responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y también responsabilidades.

Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y salida, o registro trámite y archivo.

Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organización.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

1. Recepción y Orientación.
2. Registro y Distribución.
3. Archivo.

El nivel jerárquico de la Unidad de Administración Documental va a estar dado de acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: División y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de 100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o ser pequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado.

La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.

1. Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,
2. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.
3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
4. Registrar el movimiento de los documentos.
5. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.
6. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
7. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
8. Efectuar recomendaciones referente a criterios para la conservación y distribución de los documentos.
9. Depuración de archivos.
10. Transferencia de documentos.
11. Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos.

En un sistema manual está compuesta por 8 áreas. La primera unidad es de recepción y orientación.

1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos.
2. Señalar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de forma o contenido.
3. Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos públicos o privados.
4. Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentación, número de hojas, mención de los documentos que acompañan al escrito.
5. Agregar carátula y hoja de tramitación.
6. Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de identificación donde constan los datos que identifican al documento para futuras consultas.
7. Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su trascendencia o urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los jerarcas.
8. Determinar los escritos.

Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografía los extractos de los documentos.

Clasificación y trámite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de las unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de tramitación. El primer paso de un documento se va a hacer a través de un sello.

Relación de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los números de expedientes u otros documentos, el origen y extracto del asunto.

Funciones:

• Confeccionar fichas temáticas, patronímicas, numéricas o de trámite con documento ingresado.
• Mantener al día los ficheros en orden alfabético ya sea temático o patronímico y ficheros por el número del documento o el trámite.

Se deben de centralizar las fichas numéricas o de trámite de acuerdo a las secuencias en las U.A.D. de los documentos registrados y además informar la ubicación del documento.

• Hacer la relación de los expedientes remitidos a las dependencias que deban tomar actuación en los mismos.
• Organizar el reparto de los documentos.
• Archivar la relación de expedientes remitidos debidamente formada y en forma cronológica.

• Guardar los documentos que deban archivarse por número y por año.
• Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisión superior.
• Dar vista autorizada de documentos archivados.
• Desglosar previa autorización los documentos agregados a expedientes ya archivados.
• Mantener los archivos actualizados y ordenados.
• Efectuar depuraciones periódicas de acuerdo a los criterios impartidos.

Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega carátula y hoja de tramitación en forma unificada.

Clasificación y trámite.

Es igual al sistema manual. (Area 2). Esta unidad tiene tres áreas menos con respecto a la manual.

Area 3. Registro y reguladora de trámite.

Pasa a ser el área principal porque aquí se pasa toda la información necesaria para formar una base de datos. Es un área clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad.

Funciones:

• Ingresar al computador los datos de cada documento (Año, unidad ejecutora, o código de identificación del organismo si no pertenece a la administración pública).
• Tipo de documento.
• Número de expediente.
• Anexos, fecha.
• Organismo o usuario solicitante.
• Asunto.
• Indicación de la unidad hacia donde va a ser remitido.
• Imprimir la carátula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento.
• Imprimir la relación de expedientes remitidos indicando el destino de los mismos
• Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relación de los asuntos remitidos de la sección.
• Informar sobre la ubicación del documento.

Idem sistema manual.

Idem sistema manual.

El sistema computarizado implica la impresión de carátulas, relación de expedientes remitidos en forma interna, relación de asuntos entrados, movimiento de los expedientes y dar información a los usuarios y a la propia organización.

En la hoja de tramitación se indica la secuencia de las unidades administrativas que participan en la substanciación del documento permitiendo remitir el mismo de una unidad a otra sin pasar por la Unidad de Administración Documental.

Las unidades administrativas van enviando la relación de expedientes remitidos a la U.A.D. Esta es la forma de comunicación que permite actualizar el destino del documento en la base de datos y es en esta instancia que actúa como reguladora de trámite.

Comprende la concepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la transferencia a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de él.

Tres fases:

• Pre - Archivística.
• Administra.
• Histórica.

Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se van acumulando para formar una pieza documental.

- Gestación: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier documento deberá pasar por un momento en que es planificado en su diagramación para su utilización en el proceso del trámite. Se debe señalar que es donde se hace imprescindible la normalización de los formularios para lograr economía y eficiencia en las distintas unidades administrativas.

- Momento de Trámite: Es cuando se inicia una acción administrativa o judicial. Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitación se inicia con la primera gestión o trámite. Dura todo el tiempo en el que se van acumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administración y también por parte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo.

Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la administración de la institución que lo creó, y también al iniciador. Los documentos se crean para que sirvan a la institución y al interesado. Desde este punto de vista esta es la fase más importante del documento.

- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos. Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de intimar o de obligar.

- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se indica en su texto el término de la vigencia. Ejemplo: Contratos. Concluyen su vigencia por la creación de otro documento (Contradocumento).

- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario o al destinatario la posibilidad de rever algún aspecto o parte del documento sirviendo también como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se pueden detectar posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los asuntos que contiene. Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripción del documento. La prescripción es el agotamiento o termino del derecho a reclamo, reivindicación o acción administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas condiciones se puede adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la prescripción el documento no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al iniciador, por lo tanto la institución lo desafecta o lo retira pero no implica la destrucción del documento.

Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de finalización.

- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.(Gestación)

- Trámite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.

- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del cheque.

- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.

- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los cálculos y la Intendencia los aprueba. (Gestación)

- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras está en pie.

- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.

- Documentos sobre límites de estados: Tramitación extensa. (Gestación)

- Vigencia: Mientras no se modifiquen los límites.

- Plazo precautorio.

- Fase Histórica: Todos los documentos sobre límites de estados pasa por la fase histórica; son parte del patrimonio de la humanidad.

• Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivística. (1)
• Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2)
• Documentos no corrientes. Fase Histórica. (3)

1. Oficina o archivo de gestión.
2. Archivo administrativo.
3. Archivo histórico o gral.

FUNCIONES

• Documentos corrientes o activos.

1. Documentación en trámite, producto de las actividades de la institución.
2. Utilización documental constante.
3. Selección documental esporádica.

• Documentos semiactivos o semicorrientes.

1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc.
2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver a ver algún aspecto del documento.
3. El momento que precede a la prescripción misma.

• Documentos no corrientes.

1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area científica, cultural, histórica, etc.)

La comunicación y la información concreta porque toda relación humana junto con sus actividades supone una forma de comunicación.

El conocimiento comienza con una información sobre lo que se piensa y se hace, permite que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa información se registra en un soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo así el carácter de documento).

Las actas documentales estan referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar la información que contienen los documentos.

Hay diversas formas de comunicación, pero en todas ellas se encuentran partes:

- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institución, un grupo de trabajo. Es el trasmite el mensaje.

- Receptor: Recibe el mensaje.

- Canal: El mensaje es trasmitido a través de este. Es el medio o soporte.

- Código: Conjunto de signos a través del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan el mismo lenguaje.

Las comunicaciones escritas poseen métodos de transmisión que posibilitan llevar ideas, informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la comunicación. Se da a nivel de toda organización, o grupo de trabajo.

La comunicación escrita posee información que facilita las soluciones sobre distintos aspectos de la institución, así como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial de las organizaciones.

Proviene del latín documentum, significa enseñar o enseñanza, lección. Deriva de Docere (Verbo).

El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa escrito que contiene información fehaciente (Verídica o testimonial).

De la definición o concepto etimológica podemos rescatar que el documento enseña. En el sentido más amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede ser el mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepción las palabras se consideran documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre.

Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para conservar o suministrar información. El documento como objeto de estudio, es compartido por varias áreas del conocimiento como la archivística, la historia, la paleografía diplomática (Autenticidad de documentos), antropología, etc.

• Vida común: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona.
• Pagaré: Garantiza que se debe pagar la obligación contraída.
• Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades de la actividad administrativa.

Este autor toma documentos en un sentido extenso, están referidos a opiniones internas y externas de la institución y que pueden ser de carácter contable, financiero o jurídico y que dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones.

Lo considera, al proceso de reunir documentación sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusión o para la información inmediata y que se denominan documentos científicos.

- Documentación: Ciencia que estudia el proceso de comunicación de las fuentes documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos.

Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo.

Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. También permite la comunicación humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando crear memoria colectiva. Si no existiera documentación no existiría la historia.

Documento es un escrito que ilustra acerca de algún hecho. Es un testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable. Los límites en cuanto a soporte se entiende, si constituyen un testimonio.

Documento es un registro de una información independientemente de la naturaleza del soporte que la contiene.

- Programa gestión de documentos:

Documento como información registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya sido creada, recibida y conservada; por un organismo, institución o individuo en cumplimiento de sus obligaciones, en virtud de una transacción de negocios de cualquier índole.

- Definición jurídica:

Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestación (Humana) de la voluntad que produce efectos jurídicos.

- Documento público:

Instrumento público revestido de carácter oficial, redactado, expedido por un funcionario competente según formas requeridas dentro del límite de sus obligaciones.

- Documento privado:

Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervención del estado.

- Documento Administrativo:

Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administración pública. Permite tomar decisiones con conocimiento de causa, sirve de vehículo para dar cuenta de sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del conocimiento humano.

Es un registro de información independiente del soporte físico, abarca todo. Puede trasmitir el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervención de una inteligencia ordenadora.

Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene información, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho.

Elementos para que sea un documento:

- Soporte material.

- Un medio: Forma de trasmitir.

- Contenido: La información.

Documento es la formalización del conocimiento, da origen a diferentes tipos de documentos mentales.

Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y aprovechamiento.

Es un medio de la fijación de la cultura de los pueblos, es fuente de información consolidada, un instrumento de comunicación. Es la representación ordenada del conocimiento que puede ser usado rápidamente. Es un objeto físico de carácter probatorio, con una finalidad informativa que permite la proyección histórica, el patrimonio documental nacional. El origen está dado por los hechos, el conocimiento, las ideas, actividades o datos.

La parte que quiera servirse de un documento que tiene en su poder podrá presentarlo al tribunal de acuerdo a como se establece en el artículo 72 numeral 1 y en las oportunidades prescriptas al efecto (Artículo 198 numeral 1 y 3 y el artículo 131).

La parte que quiera servirse de un documento que se encuentre en una oficina pública podrá solicitarlo por intermedio del tribunal. El abogado o el procurador de la parte podrá también requerir directamente testimonio o faximil autenticado del mismo, especificando el proceso al que se destina. En caso de que fuera negado el documento invocando una causa de reserva se estará a lo que decida el tribunal al respecto.

Cuando las partes quieran servirse de documentos que están en poder de terceros, deberán solicitar al tribunal que disponga su entrega, ya sea el original o las copias que prevea el artículo 72 numeral 1. El requerido podrá oponerse a esa entrega si el documento fuera de su exclusiva propiedad y la exhibición pudiere ocasionare perjuicio lo que apreciará el tribunal. La falsedad ideológica o la nulidad del documento se argüirá (utilizará) como defensa en el propio proceso.

Sin perjuício de lo dispuesto por el artículo 170 numeral 2, la parte que desee servirse de un documento primado emanado de la contraparte podrá si lo creyere conveniente o en los usos que la ley lo determina pedir su reconocimiento por el autor o por sus sucesores. Citado el autor por única vez con el plazo de seis días, si no concurriere se tendrá por reconocido el documento. Lo mismo ocurrirá si concurriendo diere respuestas evasivas. Respecto a los sucesores podrán manifestar que no les consta que la autoría del documento sea de su causante pero si no concurrieren a la citación se tendrá el documento como reconocido.

Si el documento emanara del apoderado o el representante legal se podrá citar indistintamente al representante o al representado. Si el primero reconociere el documento o no concurriere a la citación, o si concurriendo da respuestas evasivas se tendrá el documento como auténtico para el representado.

En los casos de desconocimiento de las firmas o de manifestación de ignorancia de su autoría, la parte que intenta servirse del documento podrá recurrir para demostrar su autenticidad a la pericia caligráfica mediante el cotejo con otros documentos indubitables o a cualquier otro medio de prueba.

Podrán presentarse toda clase de documentos aunque no sean manuscritos, como ser fotos, radiografías, mapas, diagramas, calcos, películas cinematográficas y otros similares.

No serán admitidas como medios de prueba las cartas dirigidas a terceros, salvo en materia relativa al estado al estado civil de las personas: quiebra, concurso, y en juicios de o contra el estado y demás personas públicas.

Los instrumentos rotos, cancelados, quemados, o rasgados en parte sustancial no hacen fe. Tampoco hacen fe los documentos en la parte que estuvieren enmendados o interlineados si la enmendadura o entrelinea no fuere salvada mediante la firma del autor autorizante del documento.

Por un plazo de 2 años se deben guardar los recibos de pago de honorarios de abogados, escribanos, etc. y el libro de horarios especiales.

Por un plazo de 4 años se deben guardar los recibos que comprueben el pago de arrendamientos, de intereses de dinero prestado, y de toda prestación económica que pueda pagarse por años o períodos más cortos.

Por un plazo de 5 años los documentos que prueben el pago de impuestos, tasas, y aportes jubilatorios, los documentos demostrativos de la regularidad y corrección fiscal de las operaciones aduaneras.

Se debe recordar que el término de prescripción de los tributos se cumplía a 10 años cuando el contribuyente o responsable haya incurrido en defraudación, no cumpla con las obligaciones de inscribirse, de presentar las declaraciones y en los casos en que el tributo se determine por el organismo recaudador.

Por un plazo de 10 años, planilla de contribución inmobiliaria y demás recaudos que prueben el pago de impuestos, recibos que prueben el pago deudas originadas en la relación de trabajo: sueldos, jornales, aguinaldos, licencias, indemnización de despidos y el plazo se computa a partir de la fecha en que se generó cada uno de los conceptos.

Por un plazo de 20 años, recibos y demás documentos que justifiquen el pago de deudas o cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante acción personal. Se guardarán los contratos, facturas y otros documentos referentes a actos o negocios de los que puedan resultar reclamos por el cobro de pesos o de carácter indemnizativo. También los libros de comercio y la correspondencia que tenga relación con el giro. En este caso el plazo se computa a partir de la fecha en que finalizó el giro de la empresa o la actividad comercial.

El funcionario público que ejerciendo un acto de su función hiciere un documento falso o alterare un documento verdadero, será castigado con 3 a 10 años de penitenciaría. Quedan asimilados a ellos las copias de documentos inexistentes y las copias infieles de documentos existentes.

El funcionario público que en ejercicio de sus funciones diera fe de hechos imaginarios o hechos reales pero alterando las circunstancias, o con omisión o modificación de las declaraciones prestadas o mediante la supresión de tales declaraciones, será castigado con 2 a 8 años de penitenciaría.

El funcionario público que en ejercicio de sus funciones extendiere un certificado falso, será castigado con 3 a 24 meses de prisión; con la misma pena será castigado el particular que expidiere un certificado falso en los casos en que la ley le atribuya el valor a dicha certificación.

El que destruyere, ocultare, suprimiere en todo o en parte un documento o un certificado verdadero será castigado con las penas que el código establece para la falsificación de tales documentos.

Se comete delito de violación de correspondencia a la intención de informarse del contenido. Cuando se abre un pliego epistolar ya sea telefónico o telegráfico, será castigado con una suma de dinero. Además a los que abran , destruyan correspondencia y demás objetos postales con la intención de apropiarse de su contenido o interrumpir el curso normal de los mimos tendrán una pena de 3 años de prisión.

Sujetos pasivos que quieren imprimir documentación (Facturas, boletas, etc.). Se debe solicitar constancia a la DGI para imprimir dicha documentación.

La DGI otorga una constancia numerada válida por 15 días a partir de la fecha de entregada la misma.

Las imprentas no pueden realizar ningún trabajo sin haber recibido la constancia.

Los sujetos pasivos tienen que conservar las constancias para impresión durante el período de prescripción de sus tributos. También las constancias no autorizadas.

Las imprentas deben inscribirse en el registro de imprentas de la DGI.

Declaración mensual de las imprentas. Deben hacerla respecto a cada trabajo de impresión.

Como se presentan las declaraciones. Se deben remitir las informaciones solicitadas en medios magnéticos de acuerdo a la DGI.

• Decreto 14/994: Se amplía la integración de la Comisión Asesora creada por el decreto 540/993 y cuyo cometido es asesorar sobre la posible destrucción de documentos.
• Decreto 713/974: Se reglamenta el envío de documentos de más de treinta años al archivo general de la nación.
• Decreto 536/985: Se derogan los decretos 454/983, 484/984 y 512/984. Estos decretos autorizaban la destrucción de documentos de los Ministerios de Transporte y Obras Públicas, de Defensa, y de Relaciones Exteriores.
• Decreto 497/994: Se dictan normas en materia de conservación de documentos públicos.
• Decreto 178/988: Creación del Sistema Nacional de Información.

Es el que le da el marco legal a la actuación administrativa específicamente en la Administración Central. Se sugiere su aplicación en Entes Autónomos y Servicios Descentralizados. Toda organización cualquiera sea su tipo, tamaño o fin, para lograr sus objetivos necesita procesar información. Para que esta información pueda utilizarse es necesaria que este grabada en un elemento físico, lo que permitirá que la misma pueda ser registrada, procesada, transmitida y archivada. Los tipos documentales que generan estos datos son por ejemplo: los informes, los formularios o pueden estar grabados en forma de gráfico. De aquí surge la necesidad de regular y normalizar la administración documental en la administración pública.

Es el conjunto de trámites y finalidades que debe cumplir la administración al desarrollar su tarea administrativa y cuyo curso o meta es permanecer fijado y regulado por el derecho. En este caso en concreto nos referimos al nuevo procedimiento administrativo dado por el decreto 500/991.

1. Fijar un cauce para la pronta y eficaz solución de los intereses generales.

2. Racionalizar y ordenar la actividad administrativa.

1. Fase Preparatoria. Comprende conseguir los elementos que permitan tomar decisiones a la administración. Estos elementos pueden ser informes, asesoramientos, pruebas o vistas a las partes.
2. Fase Decisoria. Es cuando se dicta el acto decisorio respectivo.
3. Fase Integrativa. Corresponde a la notificación personal o a través del Diario Oficial a los interesados respecto a la resolución dictada.
4. Fase Ejecutoria. Es cuando se aplica la resolución.

Estos procedimientos se aplican para licitaciones, concursos, u otro tipo de asuntos que trate la Administración Central.

1. Imparcialidad: La administración es un medio o un instrumento para servir con objetividad, por lo tanto aquellos funcionarios o peritos que participen en el procedimiento administrativo pueden ser excusados de intervenir, ya sea por enemistad o por afecto con relación a las partes.
2. Legalidad Objetiva: Implica fidelidad a la ley y a la actuación administrativa. Esto se logra eligiendo los medios adecuados y oportunos para satisfacer el bien deseado o requerido.
3. Impulsión de Oficio: La administración debe aplicar y defender el orden jurídico, por lo tanto está obligado a dirigir el procedimiento, diligenciando y requiriendo informes y asesoramientos necesarios para esclarecer los hechos. Esto comprende la impulsión como instrucción de procedimiento aunque lo haya iniciado un particular.
4. Flexibilidad, materialidad, y ausencia de ritualismo: La flexibilidad se refiere al procedimiento como una herramienta flexible o dúctil que implica reconocer el hecho de que es imposible prever todas las situaciones y reglamentarlas para poder resolver. Para ello el administrador puede utilizar instrumentos que le permitan lograr el objetivo. Esto conlleva un buen criterio y honestidad asumiendo su responsabilidad. La materialidad da valor a lo importante. Los inicios de forma de los actos de procedimiento no causan nulidad si cumplen con el fin que los determina, es decir que la autoridad deberá expedirse sobre el asunto en forma obligatoria. El trámite puede ser terminado por renuncia del interesado pero, de igual forma si es de interés general la administración debe proseguir a través de la impulsión de oficio. La ausencia de ritualismo significa que se debe administrar en función de la sustancia y no de la forma. Esto implica eliminar la realización de trámites y otros formalismos que compliquen o dificulten el proceso del asunto.
5. Verdad material: La administración más allá de las actuaciones de las partes debe investigar y conocer los hechos ajustándose a los mismos.
6. Informalismo en favor del administrado: Esto implica que la administración garantiza jurídicamente toda la actuación del procedimiento en favor del administrado esto es, eliminando formas estrictas en el procedimiento administrativo siempre que sean formales y no esenciales y se hable de un formalismo moderado.
7. Economía, celeridad y eficacia: Economía se refiere a la buena administración del tiempo y a la buena administración de la actividad en el procedimiento, esto es evitar trámites innecesarios e inconexos.
8. Delegación material: Aquí se busca aplicar dentro de las modalidades de centralización la delegación funcional para la solución de asuntos rutinarios de la administración.
9. Buena fe, lealtad y presunción de verdad: El procedimiento administrativo se constituye por humanos; en este caso los agentes públicos y los administrados y ahí se ponen en juego la lealtad y buena fe. De aquí derivan determinados deberes que son por ejemplo, utilizar los procedimientos y recursos legales con fines lícitos. Aquí se consagra el principio de presunción de verdad salvo prueba en contrario. Esto es para desterrar la actitud por parte de la administración que desconfía del administrado por lo cual generalmente se multiplican las formalidades.
10. Debido procedimiento: Es el derecho a ser oído, es decir que permite exponer razones antes que se dicte la resolución y además conocer la actuación administrativa y examinar el expediente toda vez que sea necesario. Además se puede retirar el expediente; permite alegar defensas antes de emitirse. Este principio permite apreciar el valor de los argumentos y los hechos probados. Además se tiene derecho a ser patrocinado por un abogado que en caso de ser obligatorio cuando se refiere a recursos contra el Estado y también se le da al administrado el derecho a que le fundamenten la decisión o resolución.
11. Contradicción: Son los casos de conflictos entre un individuo y la administración y un tercero en contienda con el primero. Ej. Una licitación o concursos. Aquí se reclama a la administración cuando la parte se siente lesionada en sus derechos y estando los intereses contrapuestos la administración está obligada a dar participación en el procedimiento y en calidad de parte al tercero en discordia.
12. Motivación de la decisión: El acto administrativo es toda manifestación de voluntad de la administración que produce efectos jurídicos. Estos pueden ser los reglamentos, resoluciones, disposiciones generales y reglamentos singulares. La decisión debe fundamentarse en forma coherente y exacta en cuanto a la correcta aplicación del derecho y no se admite la tan manejada razón de mejor servicio.
13. Gratuidad: Todo procedimiento administrativo es gratuito y no hay condena por gastos.

A este respecto se presenta la normalización del papel para uso en la administración pública, esto es, de acuerdo a la norma UNIT.

Se admite la recepción de escritos en papel simple; puede ser también papel fanfold y puede tener impresos.

Se requiere de los usuarios que presenten los escritos respetando los márgenes mínimos porque esto permite la conservación y correcto archivo del documento.

Siempre que la reglamentación lo admita, los usuarios pueden presentar sus escritos vía fax, depende del organismo y de la complejidad del mismo.

Requisitos para presentar escritos: Solo requieren de una copia la que será devuelta al interesado con la constancia del día y hora de presentación, nombre de la oficina receptora y una relación de documentos que acompañan al escrito.

Estos documentos pueden ser sustituidos por fotocopia o reproducción similar. La presentación de estas reproducciones las podrá hacer el funcionario receptor. De acuerdo a la complejidad el funcionario hará la certificación en el momento, de lo contrario podrá retener los originales por un plazo máximo de 5 días hábiles y luego los devolverá al interesado. A pesar de ello la administración podrá solicitar en cualquier momento del trámite la exhibición del original o faximil certificado notarialmente. Para garantía de los administrados todos los escritos que se presenten deberán ser admitidos, aunque merezcan observación de forma o contenido. Las observaciones que merezcan serán sometidas a supervisión del jerarca pertinente otorgando al interesado un plazo de 10 días hábiles para levantarlos. Aquí se aplica el principio de materialidad, flexibilidad, e informalismo a favor del interesado.

Para los trámites se van a usar los expedientes y los formularios y para las comunicaciones escritas los circulares, memos, cartas, oficios.

Los han transformado en una forma documental de excepción; además se establece a través de la hoja de tramitación la secuencia de unidades administrativas que participan en la substanciación. Esta hoja de tramitación se agrega enseguida de la carátula antes de toda documentación.

En general los procedimientos administrativos reiterativos recogen información en una secuencia de pasos que se pueden sistematizar a través del diseño de un impreso. El formulario siempre que esté bien diseñado y que la información que recibe sea clara, concreta y esté ordenada de acuerdo a la secuencia de pasos del procedimiento, se transforma en un instrumento que colabora en el empleo de menor cantidad de recursos humanos y materiales para resolver un tema.

La mera norma fija con carácter general la utilización de formatos normalizados determinando que para presentar los escritos ante la administración o los que se inician en la misma se utilice el formato A4 que son 210mm x 297mm de tamaño.

El mero texto del procedimiento administrativo mantiene la foliatura con números admitiendo la foliatura manuscrita o mecánica lo que permite efectuar citas o remisiones a la foja correspondiente.

Antiguamente, de acuerdo al decreto 640/973 se hacía foliado y ligado de los expedientes para dar seguridad al administrado y a la administración respecto de la conservación de la pieza documental y para que no fuera adulterada; esto era para evitar que se pudieran extraer hojas de un expediente. Pero en los hechos, cuando alguien por cualquier razón quiso hacerlo se las ingenió para hacerlo más allá de estas garantías porque era muy fácil y simple testar un error y por medio de esto podían efectuar todo los cambios que quisieran inclusive de hoja.

El decreto 640/973 había dispuesto que se formaran falsos expedientes de acuerdo a las reglamentaciones dictadas en cada organismo. Esta copia del expediente quería garantizar la recomposición de la pieza documental en caso de extravío total o parcial de la misma. Pero en la práctica ha sido ínfimo el número de expedientes reconstruidos que han debido hacerse respecto del total de expedientes que circulan.

Si consideramos que si se asigna un número único a cada expediente; si los informes que se realizan en cada unidad se identifican con el número de expediente al que deben ser agregados; si se guarda copia de los informes en la unidad que los produce y si se comunica a la UAD los pases que se efectúan con los expedientes se puede recomponer todo el expediente en caso de pérdida. Por lo tanto el nuevo decreto elimina el falso expediente y lo sustituye por las copias que cada unidad guarda.

Los avances tecnológicos han permitido el acceso a estos nuevos medios como son los faxes, computadoras, disquetes y video cassettes. Estos equipos son utilizados en la administración en forma interna pero genera resistencia fuera de la organización por falta del marco legal correspondiente.

El decreto 500 incorpora el uso de papel normalizado, el uso de fax, enlace de ordenadores, bancos de datos así como el uso de soportes de información no convencionales (Electrónicos, magnéticos o audiovisuales).

Respecto a las reproducciones valida la documentación emergente de la transmisión a distancia por medios electrónicos y se acepta la fotocopia cuya fidelidad con el original que debe ser certificado por el funcionario actuante,

El nuevo decreto propicia el intercambio permanente y directo de datos e información entre todas las unidades y reparticiones de la administración pública. Todo pedido de datos o información para substanciar las actuaciones se hará directamente a través de la forma y medios de comunicación que admite el presente decreto.

Derivan de los testimonios de las diversas actividades del hombre y estan encuadrados dentro de las también variadas instituciones ya sean públicas o privadas donde se producen o se reciben documentos. Estos van formando series documentales de acuerdo a las actividades que los originan aquí conviene aclarar la acepción de la definición de documento respecto a las distintas definiciones genéricas y esa diferencia se basa en el origen o génesis que es lo que los diferencia de los otros tipos de documento. Entonces podemos decir que la génesis y carácter seriados y su carácter de únicos caracterizan a los documentos de archivo. Estos documentos no se publican, generalmente no se manifiestan en múltiples ejemplares. Estos documentos que son producidos o recibidos en las instituciones o por personas particulares permiten dar cumplimiento de los fines perseguidos por la institución o persona, además esos documentos constituyen fuente de información y de testimonio y pueden ser utilizados como prueba o fuente de datos. Estos documentos se originan uno a uno y con el transcurrir del tiempo constituyen las series documentales. Entonces el tipo documental distingue a la serie (Ej. Factura, Remito, Nota de Crédito, Expediente, Memorando, Etc.) Cada tipo de documento forma una serie distinta.

El documento es para la archivología un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin informar, probar algo, comunicar u ordenar. Hay documentos que son dispositivos , hay documentos testimoniales, y hay documentos informativos. Los dispositivos son las leyes, los decretos, las ordenanzas, las sentencias etc. Los testimoniales son los diplomas, los títulos, los certificados, los balances, etc. Los informativos son las cartas, los memos y los informes.

División según instituciones (Públicas o Privadas). Distinción entre documentos sustantivos (Elaborados por técnicos y profesionales) y lo distingue de los facilitativos (Se originan en cualquier empresa. Ej. Datos en una factura o recibo).

Considera que hay tipos de documentos comunes porque se manejan tanto en la actividad pública como en la privada, por ejemplo las actas, la correspondencia, los informes o las cartas. Hay tipos documentales personales (Colecciones) como pueden ser los álbumes, autobiografías, diarios personales, ensayos o discursos. Documentos de gobierno, que son los decretos, leyes, presupuestos; y los financieros judiciales pueden ser los facturas, los remitos, las certificaciones, contratos, vales, escrituras.

Los comprobantes son un elemento fundamental para contabilizar las operaciones porque contienen datos que se usan para lar resignación contable. Esa registración se justifica porque hay un documento que les sirve de fuente o de origen. También cumplen una función de control. El comprobante se usa como un elemento para comprobar las registraciones efectuadas y también para comprobar los elementos de la contabilidad. Estos documentos permiten a los auditores determinar si los registros contables estan debidamente respaldados por documentos, confeccionados de acuerdo a las normas vigentes. También cumplen una función jurídica porque las registraciones deben estar respaldadas que servirán como prueba si cumplen con los requisitos formales.

La función impositiva: Permite al comerciante probar la veracidad de las declaraciones juradas y permite a los fiscalizadores controlar con exactitud los montos imponibles de los sujetos pasivos de los impuestos. El Código de Comercio en el artículo 80 establece la obligatoriedad de conservar los libros y los documentos que los respaldan con un lapso de 20 años contados desde el cese del giro.

Los documentos probatorios tienen la función de ser un testimonio, es decir que comprueba una operación realizada. También contiene las partes que intervienen, las condiciones y son estos documentos probatorios la base de la registración en el libro diario. Como en estas transacciones intervienen 2 o más partes, estos documentos se confeccionan en más de una vía. en general se hace un original y una copia pero debido a la complejidad de la empresa se hacen más vías y es en ellas donde se indica el destino. (Original - Cliente, Copia - Contabilidad, etc.).

Los títulos de crédito son los conformes, los vales, los cheques (Ej. Venta al contado y el pago fue efectuado con un cheque, este puede ser utilizado en pago a un acreedor.

• Remito: Acompaña a la mercadería y su finalidad es comprobar las salida de la empresa y llegada al destino. Se sabe por la firma del cliente (Recibí conforme...).
• Factura Crédito: Documenta ventas a crédito, debe tener por lo menos dos vías, una para le cliente, otra para el archivo.
• Boleta Contado: Documenta las ventas al contado. Este documento justifica el ingreso a caja y al comprador su salida de caja.
• Nota de Crédito: Se realiza para devoluciones, para descuentos o por error en la facturación.
• Nota de Débito: Recargos por atraso en el pago de facturas, puede ser sustituido por una factura complementaria.
• Recibo: Justifica un pago de dinero por la entrega de otros efectos.
• Conforme: Es un documento que se reconoce una deuda por parte del comprador al vendedor constando una promesa de pago en una fecha determinada.
• Vale: Se origina cuando se hace un préstamo de dinero.
• Cheque: Es un formulario que entregan los bancos a sus clientes que poseen cuentas corrientes para que lo usen como orden de pago a determinada persona o al portador.

• Resolución N° 688/992

Resolución de la D.G.I. Requisitos legales para imprimir documentación.

• Decreto 343/992

En este decreto se dice que a partir del 01/01/93 se aplican las normas UNIT - ISO, referidas al tamaño de ciertos documentos (A4).

• Decreto 337/92

Referido al recibo de salario de los trabajadores de la actividad privada.

• Decreto 529/991

Referido al número de identificación de contribuyentes en la D.G.I. y el B.P.S.

• Oficio: Se enumera en forma correlativa y anual (Unidad de Administración documental). Se le da un número, año, código de la unidad de origen. La fecha y el destino y estrato del asunto. El archivo lo hace la unidad emisora. (UNIT - ISO medidas del papel 21cm X 29,7cm).
• Circular: Se identifica en forma numerada, correlativa y anual, por la unidad emisora. La circular no se registra, se archiva en la unidad de administración documental, en orden correlativo, anual y por unidad emisora.
• Memorando: Se identifica a través de un número en forma correlativa y anual, lo hace la unidad emisora. Los datos que lleva son: Número, año, código de la unidad emisora. (Ejemplo: Memorando 123/993, Código 12). El memorando no se registra, el archivo lo hace la unidad emisora. Se hace en orden correlativo y anual. La unidad que recibe el memorando archiva el original y si hay contestación archiva la copia junto al original que ha recibido.
• Carta: Se enumera en forma correlativa y anual. La archiva la unidad emisora en orden numérico, correlativo y anual.
• Expediente electrónico: Se entiende por expediente electrónico a la serie ordenada de documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado. Tiene la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. (Decreto 65/998 artículos 2 y 3).

• Internos: Entidad productora (lugar, oficina del estado).